Hvor gæsten sidder — og hvorfor
Festsalen som en plan, du trækker navne ind i. Borde, stole, regler og specialkost i samme visning.
Det vigtigste først
Træk og placér
Runde borde eller firkantede langborde med stole hele vejen rundt. Træk gæsten derhen, hvor vedkommende skal sidde — optagne pladser kan ses med det samme, og ingen ender på to stole.
Lister og bordkort
Navne og bordnumre skrives ud fra den samme bordplan. Ændrer du planen om morgenen, passer kortene stadig.
Lister til køkkenet
Specialkost opgjort pr. bord og pr. ret. Køkkenet får ét grundlag i stedet for tolv e-mails.
Alt, hvad der er med
Hele bordplanen i klartekst — hver funktion, der er med. Spørg, hvis jeres gallamiddag kræver noget, der ikke står her.
Salen
- Tegn salen med borde, scene, dansegulv og indgang
- Bordformer: runde, langborde, U-form, biografopstilling
- Antal stole pr. bord, sat individuelt
- Bordnumre og navne — bord 7 eller "Vinbaren"
- Flere sale og flere bordsætninger pr. event
- Plantegning til udskrift til personalet
Placér gæster
Træk et navn til en stol direkte i planen
Placér i grupper — hele virksomheden ved samme bord
Hold sammen og hold adskilt som regler
Automatisk forslag, der følger reglerne
Søg efter en gæst og se, hvor vedkommende sidder
Ikke-placerede gæster i deres egen liste
Låste pladser, som forslaget ikke må røre
Specialkost og behov
- Specialkost pr. gæst, synlig i planen
- Allergier tydeligt markeret
- Opgørelse til køkkenet: antal pr. kosttype
- Tilgængelighedsbehov — kørestolsplads, teleslynge, tæt på en udgang
- Kostliste pr. bord til serveringspersonalet
Ude i salen
- Bordkort med navn og bordnummer
- Placeringsliste pr. bord og alfabetisk
- Bordnummer på badget eller i appen
- Gæsten ser sin plads i appen og på deltagersiden
- Skærmvisning i foyeren med søgning på navn
Ændringer
Sene ændringer, der slår igennem alle steder med det samme
Afbud, der frigør stolen automatisk
Hændelseslog: hvem flyttede hvem, og hvornår
Detaljerne, der gør forskellen
Det, der plejer at dukke op i uge tre af planlægningen — indbygget fra starten.
Placeringsregler
Hold en virksomhed samlet, eller spred dem bevidst. Låste gæster bliver, hvor du har placeret dem.
Flere sale
Middag, frokost og mingling kan have forskellige planer for den samme deltagerliste.
Bordværter
Markér værten ved hvert bord, og send vedkommendes gæsteliste i forvejen.
I sidste øjeblik
Afbud på stedet flyttes i planen, og køkkenet får en opdateret optælling.
748 gæster placeret på én aften — og køkkenet fik specialkosten, uden at vi selv skulle tælle.Ansvarlig for gallamiddagen, jubilæumsmiddag